A GDM egy teljesen átfogó és integrált dokumentum menedzsment, szerződés nyilvántartó és ügyviteli rendszer. A GDM produktív és költséghatékony módja annak, hogyan kezelje papíralapú dokumentumait, elektronikus dokumentumait és képeit, hogyan tárolja őket, és hogyan keressen bennük információkat. A GDM minden dokumentumot ügyek szerint szervez, és a dokumentumok a felhasználók között csak digitális formában mozognak. A GDM kezeli a hozzáférési jogokat, a munkafolyamatokat, figyeli a határidőket; figyelmezteti a felelős felhasználókat, ha egy feladat vagy szerződés lejár. A GDM rendszer tanusítva lett a hatályos, közfeladatot ellátó szervezetek számára előírt iktatórendszerekre vonatkozó előírásoknak (27/2014 KIM rendelet) megfelelően.

• Teljeskörű, integrált iktató, szerződésnyilvántartó és dokumentumkezelő és ügykezelő rendszer.
• A programban az ügyek az egyes felhasználók között digitálisan mozognak, így nem kell az eredeti papír alapú dokumentumokat mozgatni. Igy az eredeti dokumentumok nem vesznek el. Az ügyintézés felülete megegyezik az iktató felületével
• Az elektronikus levelezés, intranet üzenetek iktathatók, így nyomon követhetők.
• Nincs késés, a beállított határidőfigyelés figyelmezteti a felhasználót a közeledő határidőre, szerződés lejártára, stb. A felhasználók tevékenysége naplózott, teljesítményük lekérdezhető.
• A program többnyelvű, így több nyelvi környezetben is használható.
• A rendszerben nyomon tudjuk követni a szerződéseket, azok lejáratát, a szerződések alapján teljesített számlákat és egyéb adatokat. A rendszer integrálható a meglévő gazdasági rendszerekkel.
• A program integrált a Speechmagic rendszerrel, így a programba közvetlenül diktálhatók a levelek, üzenetek.
• A rendszer tartalmaz egy dokumentumtár funkciót, ahol az intézmény fontos dokumentumai egy rendszerben, kereshető módon elérhetők egy webes rendszeren keresztül. A rendszer integrálható az intézmény saját intranet rendszerébe.

Az Intézménnyel kapcsolatban álló szállítók, ügyfelek adatai rögzíthetők. A partnerek adatait képes a rendszer szinkronizálni más rendszerekkel. A partnerekhez kapcsolódó dokumentumok közvetlenül csatolhatók. A partnerekhez figyelmeztetések rendelhetők.

Ügyek nyilvántartása

A rendszer kezeli a már lezárt és a jelenleg is folyamatban lévő ügyek nyilvántartását. Az ügyekhez felelősök rendelhetők. Kijelölhető, hogy mely felhasználók lássák az adott ügyet (ők nem szerkeszthetik). A különböző ügyek összeköthetők, logikai kapcsolatok építhetők köztük.

Az ügyhöz rendelt határidők (mérföldkövek) rögzíthetők, így a határidő előtt figyelmeztetést kapunk róla. A jogosult felhasználók ki tudják adni az ügyeket ügyintézésre a felhasználóknak. A felhasználók egymás között digitálisan mozgatják az ügyeket, nincs papírmozgás. A vezetők láthatják, hogy a beosztottaknak kiszignált ügyek teljesítése hogy áll. Az ügyintézők leterheltsége, határidőn belüli ügyintézésének aránya lekérdezhető. A kiemelt felhasználók be tudnak tekinteni a folyamatban lévő ügyekben történt eseményekbe.

Az ügyekhez iktatott iratok, szerződések, megbeszélések, tárgyalások adatai is rögzíthetők.

Iktatás

A rendszer a beérkező, kimenő iratokat nyilvántartja. Beérkező papír alapú iratokat a rendszer digitalizálja, érkezteti és iktatja. A kimenő iratokat lehet kiadmányozni és postázni. A rendszer a kimenő iratok számára képes automatikusan borítékot címezni.

Naplózás

A rendszer naplózza a betekintéseket és a szerkesztéseket egyaránt. A rendszer alapértelmezésben csak az aktuális ügyintézőnek enged betekintést az ügybe.

Felhasználó nyilvántartás

A rendszert alkalmazó felhasználók szinkronizálhatók más rendszerrel. A rendszer alkalmas LDAP szinkronizálóra.

Automatikus Workflow modul

Azoknál az ügyeknél, ahol az ügyek felhasználók közti mozgások előre definiálhatók, ott az ügy mozgása automatikus, a felhasználóknak abba nincs beleszólásuk. Ilyenek lehetnek pl. szerződés engedélyezés, dolgozó felvétel, stb. Beállítható, hogyha adott felhasználók nem támogatják az ügyet, akkor az ügy már nem kerül a következő felhasználókhoz.

Határidőnapló modul

A ügyhöz rendelt határidők, tárgyalások, megbeszélések időpontjait a rendszer szinkronizálni tudja a Google Naptár szolgáltatáshoz.
Automatikusan a rendszer képes figyelmeztető e-mailt küldeni az ügyintézőknek és feletteseiknek a lejárt illetve lejáróban lévő határidőkről.

Hívás modul

A rendszer partnertörzsében tárolt telefonszámok, Skype azonosítók közvetlenül felhívhatók a rendszerből.

Az Intézmény összes szerződés alapadatait, a szerződés digitális dokumentumait és a szerződés alapján kitöltött számlák adatait tárolja. A rendszer figyelmeztet a lejáróban lévő szerződésekre. Gazdasági rendszer integráció esetén a számla adatai automatikusan frissülnek a szerződéshez.

Keresésre alkalmas dokumentumtár

A dolgozók által használt dokumentumok nyilvántartására és keresésére szolgáló rendszer. A rendszer tárolhatja az intézményi dokumentumokat, igazgatói utasításokat, törvényeket, tevékenységek leírását, minőségügyi dokumentumokat. A felhasználók egy logikai fastruktúrában láthatják az adatokat. A csatolt dokumentumok tartalmában is keres a rendszer.

A rendszer naplózza a megtekintéseket, le lehet kérdezni, hogy ki nem látta a számára egyébként fontos adatokat. A rendszer automatikusan e-mail címre értesítést küld, ha releváns dokumentum került fel a rendszerbe. A rendszer verziókezelést alkalmaz, a dokumentumok különböző állapotai is megtekinthetők..

Integráció

• Microsoft Office integráció:

Outlook alatt a beérkező és kimenő e-mail-ek közvetlenül iktathatók. Word és Excel alatt a megszerkesztett dokumentumok feltölthetők a rendszerbe. A rendszerben létrehozott sablonok alapján a rendszer képes kitöltött dokumentumokat létrehozni.

• Intranet integráció:

Az intézmény által használt belső intranet rendszerben tárolt ügyek közvetlenül iktathatók.

• Globalspeech integráció:

A Globalspeech rendszert használók közvetlenül diktálhatnak a rendszerbe.

• Digitális aláírás integráció:

A rendszer a Microsec Zrt ESZIGNO Automata rendszerén keresztül képes a dokumentumok elektronikus aláírására és az aláírás ellenőrzésére.

• Nuance integráció

A rendszerünk integrálva van a Nuance Power PDF Advanced termékkel, így képi PDF-ből a rendszer automatikusan képes karakterfelismert PDF-et készíteni és azt az iktatáshoz illeszteni.

• Computrend ECOSTAT integráció:

A rendszer képes az ECOSTAT rendszer számára átadni a megrendelések, számlák, szerződések számlaképeit valamint képes fogadni az ECOSTAT rendszerbe rögzített partneradatokat.

• Globenet MedWorks integráció:

A rendszer a partnertörzsben a TAJ szám alapján át tudja venni a beteg alapvető személyazonosító adatait.